L'OPTIMISATION DE LA PRODUCTION DOCUMENTAIRE :

Solution de dictée numérique et reconnaissance vocale

De nos jours, la production documentaire en milieu médical fait face à de plus en plus de contraintes légales et qualitatives. En effet, la production documentaire médicale est la base à partir de laquelle vont se construire les dossiers de suivi des patients.

Des délais de remise aux patients ou aux médecins prescripteurs doivent être respectés, certaines informations clés doivent obligatoirement apparaître, les documents doivent être conservés dans le DPI (Dossier Patient Informatisé) de l'établissement, voir être envoyés vers le DMP (Dossier Médical Personnel).

De plus, les contraintes financières pesant sur les établissements de santé les obligent à réduire leurs coûts tout en augmentant le nombre de soins prodigués. Dans cette optique, une production documentaire inefficace devient un obstacle important au bon fonctionnement d'un établissement.

 

Avec pour objectif premier de répondre à ces enjeux, VoxT va plus loin et favorise la transition numérique des établissements de santé ainsi que la dématérialisation des documents. Ces transformations sont des sources de gain de productivité et d'économies pour les établissements de santé.

LES ENJEUX DE LA PRODUCTION DOCUMENTAIRE MÉDICALE :

NOTRE SOLUTION :

VoxT est fonctionnellement très riche, son workflow est extensible de l'édition à la diffusion des courriers médicaux.

Afin de s'adapter au mieux aux organisations en place ou souhaitées par les établissements de santé, VoxT s'articule autour de plusieurs modules.

Notre solution tire parti de la dictée numérique et de la reconnaissance vocale afin de fiabiliser et fluidifier la production de documents médicaux.

L'OFFRE DE BASE

L'offre de base comprend la dictée numérique filaire et permet une retranscription dans l'outil bureautique de votre choix (DPI, traitement de texte divers, logiciel métier, etc.).

Dictée Numérique Filaire

Récupération des fichiers audio

Retranscription Hors VoxT

Reconnaissance vocale Curseur *

N'importe où

*Le module reconnaissance vocale ne fait pas partie de l'offre de base et devra être commandé indépendamment afin d'avoir accès à la reconnaissance vocale curseur.

L'offre de base permet la mise en place d'un workflow simple permettant de travailler en appui du DPI ou d'un logiciel métier qui présente déjà un outil bureautique efficace.

La simplicité de la solution permet de minimiser les besoins en formation et d'accélérer la prise en main par les utilisateurs.

Des listes de patients seront disponibles pour faciliter la sélection du patient avant dictée. Ces listes peuvent regrouper les patients hospitalisés par service ou les patients attendus en consultation.

D'autre part, des fonctionnalités utiles à l'organisation du travail sont comprises dans cette offre :

 

Il est possible de réaffecter les fichiers audios d'un secrétariat vers un autre de manière automatique (gestion de la surcharge) ou de manière manuelle (intervention d'un superviseur). Ce système permet d'équilibrer la charge de travail au sein des différents secrétariats ainsi que de prévoir les absences du personnel (congé, maladie, etc.).

L'offre de base VoxT peut être enrichie par des modules complémentaires.

Il existe deux types de module complémentaires.

Les modules workflow permettent de s'appuyer sur un workflow VoxT intégré pour les différentes étapes de production documentaire. Il existe trois modules workflow :

  • Module de Transcription

  • Module de Validation

  • Module de Diffusion

Les modules fonctionnels offrent de nouvelles fonctionnalités à implémenter à votre utilisation de VoxT. Il existe deux modules fonctionnels :

  • Module Mobilité

  • Module Supervision

En supplément des modules, des licences de reconnaissance vocale pourront être acquises afin d'accélérer le processus de production documentaire.

 

MODULE DE TRANSCRIPTION

Le module de transcription complète l'offre de base en profitant du traitement de texte intégré à VoxT et de ses fonctionnalités liées.

Celui-ci est spécifiquement conçu pour la production documentaire médicale, et offre de nombreux avantages comparés à un traitement de texte classique :

  • Gestion centralisée des modèles et documents types,

  • Gestion des champs de fusion intelligents (champs texte renseignant des données qui varieront en fonction du contexte),

  • Gestion et paramétrage des insertions automatiques (bloc de texte pré-paramétré insérable dans un compte-rendu en un clic ou raccourci clavier).

Une fois le traitement des courriers médicaux dans VoxT terminé, ces derniers pourront être rattachés dans le DPI ou un logiciel métier à l'aide d'une interface (norme HL7 avec pièces jointes).

De plus, ce module permet de profiter de toutes les fonctionnalités de notre reconnaissance vocale. En plus du mode curseur, l'accès à nos modes Online et Différé (plus d'informations dans la description de la reconnaissance vocale).

MODULE DE VALIDATION

Le module de validation permet une validation électronique des documents au sein du workflow de VoxT.

Ce module présente plusieurs niveaux de validation ainsi qu'une notion de pré-validation. La notion de pré-validation permet l'intégration des internes au processus de production de documents tout en assurant une relecture par un médecin sénior avant toute validation définitive. Un courrier peut être soumis à une validation par plusieurs praticiens.

Dans le but d'améliorer le rendu final des courriers créés dans VoxT, il est possible d'intégrer automatiquement lors de la validation, les signatures scannées des praticiens.

Si vous avez fait le choix du module Mobilité, la validation sera également disponible depuis les périphériques mobiles (smartphone, tablette, etc.).

Les documents validés dans VoxT pourront être rattachés dans le DPI ou un logiciel métier par le biais d'une interface (norme HL7 avec PDF encapsulé).

 
 

MODULE DE DIFFUSION

Le module de diffusion offre en complément de la transcription et de la validation un workflow intégré comprenant l'intégralité du processus de production documentaire.

Nos solutions de diffusion comprise dans le module :

  • Gestion du publipostage : Pour les envois courriers, un original du document sera adressé au destinataire principal, une copie sera adressée à tous les destinataires en copie. Ce mode est compatible avec une mise sous plis externalisée.

  • Diffusion électronique classique : Envoi automatique des comptes rendus par e-mail aux destinataires dont l'adresse mail est renseignée.

  • Diffusion électronique "Messagerie Électronique de Santé"* : Notre système est compatible avec la mise en place des messageries sécurisées de santé (MSSanté, APICRYPT, etc.).

  • Serveur de diffusion : Le serveur de diffusion est une interface web sur laquelle, les patients et prescripteurs pourront se connecter  afin de récupérer leurs documents. La connexion se fait par l'intermédiaire d'un login et mot de passe qui sera remis au patient lors de sa visite dans l'établissement. Les prescripteurs réguliers pourront avoir un login/mdp permanent.

Le module de diffusion VoxT facilite la diffusion interne et externe via de multiples canaux en un seul clic du secrétariat et propose de nombreuses options de diffusion dématérialisée.

La dématérialisation de la diffusion est source d'économies (réduction des impressions) et offre des gains de temps secrétariat (suppression de la mise sous plis).

*Nécessite la mise en place d'une interface

 

MODULE

MOBILITÉ

Ce module permet d'accéder à de nombreuses fonctionnalités de VoxT en mobilité, depuis un smartphone ou une tablette.

Grâce à notre application mobile VoxT, les médecins pourront utiliser la dictée numérique et la reconnaissance vocale de manière mobile.

La sélection du patient s'effectue depuis la liste des patients hospitalisés ou attendus en consultation afin de gagner du temps et garantir l'identito-vigilance.

Le médecin peut travailler a iso-fonctionnalités sur le poste ou sur son smartphone (ou tablette) ce qui lui permet d'optimiser son temps lors de ces nombreux déplacements (consultation, visite de service, vacation privée, etc.).

Ce module est compatible avec notre mode de reconnaissance vocale "Différé" (plus d'informations dans la partie "Reconnaissance vocale").

 

MODULE DE SUPERVISION

Le module de supervision VoxT est un outil d'analyse statistique intégrant un moteur de requêtes. Il offre des possibilités d'exploitation des données statistiques produites par notre solution.

Ces données offrent un gain de visibilité sur l’activité et les process de production documentaire tout en permettant d’identifier les points de blocage éventuels ainsi que les organisations les plus efficaces.


L’exploitation de ces données n’est pas limitée à notre application. En effet, celles-ci peuvent être exportées (graphes, tableaux de données, résultats des requêtes, etc.) afin d’être utilisées dans un logiciel tiers.


Toutes les actions, étapes de la production d’un document sont tracées au sein de VoxT dans un but premier d’assurer un suivi médico-légal. Le module de supervision permet de tirer profit de cette abondance de données afin de faciliter la prise de décision des superviseurs.